PRIVACYREGLEMENT

PRIVACYREGLEMENT BAPTISTENGEMEENTE MARANATHA FRANEKER

In dit reglement laat de Baptistengemeente Maranatha te Franeker zien op welke manier zij omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.
Het reglement is een nadere uitwerking van het privacybeleid.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen enerzijds de Baptistengemeente Maranatha leden, vrienden en (hun) kinderen, bezoekers, medewerkers en geïnteresseerden en anderzijds de Baptistengemeente Maranatha.
Privacy staat daarmee hoog op de agenda.

Kerkelijke gemeenten hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Gemeenten zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor alle taken, bijvoorbeeld op het gebied van de ledenadministratie, het organiseren van gemeentelijke activiteiten en bij diaconale en praktische hulpverlening. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een belangrijke taak van gemeenten.

Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

1. WETGEVING EN DEFINITIES

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Deze wet is op 25 mei 2018 in werking getreden, samen met de uitvoeringswet. De AVG is de Nederlandse uitwerking van de Europese wetgeving die GDPR genoemd wordt: de General Data Protection Regulation (GDPR).
De AVG zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verant-woordelijkheden voor organisaties. Ook gemeenten dienen te voldoen aan deze wetgeving.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan u een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, religieuze overtuiging, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA) of ook wel Data Protection Impact Assessment (DPIA).

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: Een verwerking is alles wat u met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

2. REIKWIJDTE

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die binnen de Baptistengemeente Maranatha plaatsvinden.

3. VERANTWOORDELIJKE

Het bestuursorgaan van de Baptistengemeente Maranatha is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens de Baptistengemeente Maranatha worden uitgevoerd. Met het bestuursorgaan van de Baptistengemeente Maranatha worden de Oudsten en Diakenen bedoeld.

4. VERWERKINGEN (ARTIKEL 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:
• Verzamelen, vastleggen en ordenen
• Bewaren, bijwerken en wijzigen
• Opvragen, raadplegen, gebruiken
• Verstrekken door middel van doorzending
• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
• Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel is (of was);
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;
• Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taken;
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.
In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende) persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.
De Baptistengemeente Maranatha zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de Baptistengemeente Maranatha alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de Baptistengemeente Maranatha dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de Baptistengemeente Maranatha en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

De Baptistengemeente Maranatha geeft geen informatie door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of internationale organisaties.

5. TRANSPARANTIE EN COMMUNICATIE

De Baptistengemeente Maranatha informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de Baptistengemeente Maranatha geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de Baptistengemeente Maranatha met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de formulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de Baptistengemeente Maranatha persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt. Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt. Overige personen waarvan persoonsgegevens worden verkregen, denk bijvoorbeeld aan bezoekers van onze website, informeren wij op de locatie zelf (bijv. via cookie-statement bij bezoek aan de website).

De Baptistengemeente Maranatha bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de Baptistengemeente Maranatha te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de Baptistengemeente Maranatha om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de Baptistengemeente Maranatha te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De Baptistengemeente Maranatha zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. De Baptistengemeente Maranatha heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de Baptistengemeente Maranatha laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren.
Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de Baptistengemeente Maranatha, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de Baptistengemeente Maranatha aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. GEAUTOMATISEEREDE VERWERKING

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.
De Baptistengemeente Maranatha maakt geen gebruik van profilering.

7. PLICHTEN VAN DE BAPTISTENGEMEENTE MARANATHA

De Baptistengemeente Maranatha is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de Baptistengemeente Maranatha de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk,
de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
• De doelen van de verwerking;
• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De Baptistengemeente Maranatha voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

De baptistengemeente Maranatha is op basis van de AVG niet verplicht een FG (functionaris gegevensverwerking) aan te stellen. Omdat de Baptistengemeente Maranatha belang hecht aan het goed omgaan met privacy en persoonsgegevens hebben wij weliswaar geen Privacy Coördinator aangesteld maar voert de broederraad wel de daarbij horende taken uit, zoals: informeren, adviseren, toezicht houden en bewustwording creëren binnen de gemeente. Ook houdt de raad de relevante ontwikkelingen op gebied van privacy bij. De verschillende onderdelen binnen de gemeente hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens.

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de Baptistengemeente Maranatha dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd.
Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de Baptistengemeente Maranatha dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd en worden, indien nodig en mogelijk, maatregelen getroffen.

8. KLACHTEN

Als de Baptistengemeente Maranatha een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal in eerste instantie via de klachtenregeling van de Baptistengemeente Maranatha worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het bestuur. De betrokkene heeft altijd mogelijkheid om, wanneer de klacht niet adequaat via De Baptistengemeente Maranatha zelf afgehandeld wordt, zich te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. CONTACTGEGEVENS

Naam : Baptistengemeente Maranatha
Postadres : Lou Seerdenlaan 17, 8802 BX Franeker
Bezoekadres : Noord 41, 8801 KT Franeker
Telefoon : 06-15024526
E-mail : info@baptistengemeente-maranatha